Anbud: konsten att skriva för att vinna

Att ha den bästa produkten eller tjänsten räcker inte alltid för att vinna en offentlig upphandling. Det avgörande är hur väl anbudet svarar mot köparens krav och utvärderingsmodell – och hur tydligt och övertygande ni lyckas beskriva värdet av ert erbjudande. Det är här många företag missar möjligheten att vinna, trots att de kanske är den bästa leverantören. Med PublicInsight får ni en erfaren Affärs-PT som förstår vad köparen efterfrågar, lyfter fram era styrkor och skriver ett konkurrenskraftigt anbud som är anpassat till just den affären.

Vad är ett anbud?

Ett anbud är företagets erbjudande till en offentlig köpare. Det beskriver vad företaget erbjuder, till vilket pris och hur uppdraget ska genomföras. Anbudet ska också visa att företaget uppfyller de krav som köparen har ställt.

Men ett bra anbud är mer än ett pris och en bekräftelse på att kraven uppfylls. Det behöver vara tydligt, trovärdigt och anpassat till hur köparen kommer att utvärdera erbjudandet. Därför kan sättet att beskriva företagets lösning, kompetens och mervärden få stor betydelse för resultatet.

Ett inlämnat anbud är också ett affärsmässigt åtagande. Företaget måste därför kunna stå för det som utlovas om det tilldelas kontraktet.

Från affärsmöjlighet till färdigt anbud – sju steg

PublicInsight leder arbetet från analys av affären till ett färdigt och inlämnat anbud.

Affärsmöjligheten analyseras
Vi bedömer hur väl upphandlingen passar ert företag och dess förutsättningar.
Kraven och avtalet granskas
Vi går igenom krav, utvärderingsmodell och avtalsvillkor tidigt för att upptäcka möjligheter och risker.
Kraven förtydligas
Om något är oklart i upphandlingsunderlaget hjälper vi till att formulera och ställa frågor till den upphandlande myndigheten. Genom frågor och svar kan vi få krav och avtalsvillkor förtydligade, påtala hinder och skapa bättre förutsättningar för ett konkurrenskraftigt anbud.
Anbudet utformas
Vi tar fram en anbudsstrategi och skriver svar som tydligt visar ert erbjudandes styrkor.
Ett konkurrenskraftigt pris utformas
Vi hjälper er att förstå hur priset påverkar utvärderingen och hur det ska redovisas i anbudet. Ni ansvarar för kalkylen och bestämmer alltid vilket pris ni vill erbjuda. För företag som vill ha ytterligare stöd erbjuder vi även priscoachning, där vi tillsammans analyserar förutsättningarna och arbetar med en prisstrategi som stärker möjligheterna att vinna affären.
Anbudet kvalitetssäkras
Vi kontrollerar att anbudet är komplett och svarar mot de krav och kriterier som gäller.
Anbudet lämnas in
PublicInsight ser till att det färdiga anbudet lämnas in enligt upphandlingens instruktioner och tidsfrist.

Tre prövningar som avgör om anbudet kan vinna

Företaget kvalificeras. Köparen kontrollerar att företaget uppfyller kvalificeringskraven.

Vad er tilldelade Affärs-PT gör: Vi granskar kraven och hjälper er att sammanställa och presentera de uppgifter, referenser och intyg som visar att ert företag är kvalificerat.
Produkten eller tjänsten prövas. Det kontrolleras att erbjudandet uppfyller de obligatoriska kraven.

Vad er tilldelade Affärs-PT gör: Utifrån er information om produkterna eller tjänsterna granskar vi kraven, identifierar eventuella hinder och formulerar svar som visar hur ert erbjudande uppfyller dem.
Erbjudandet utvärderas. De anbud som kan antas bedöms enligt upphandlingens utvärderingsmodell. Det gäller att visa mervärden tydligt och övertygande.

Vad er tilldelade Affärs-PT gör: Vi analyserar utvärderingsmodellen och använder er kunskap om verksamheten och erbjudandet för att skriva svar som lyfter fram era styrkor och mervärden där de gör störst skillnad.

Fem misstag som er Affärs-PT hjälper er att undvika

De flesta anbud faller inte på förmåga eller pris. De faller på sådant som gick att undvika.

Ett obligatoriskt krav missas

Ett missat obligatoriskt krav kan innebära att anbudet inte kan antas.

Ett bra erbjudande beskrivs på fel sätt

Anbudet behöver svara på just det som köparen poängsätter.

Handlingar och bilagor är ofullständiga

Bristande dokumentation kan innebära att anbudet förkastas.

Anbudet lämnas in för sent

Tidsfristen är avgörande och inlämningen måste ske i tid.

Priset bygger på en felaktig kalkyl

Ett för lågt pris kan göra affären olönsam, medan ett för högt pris kan innebära att ni förlorar upphandlingen. En genomarbetad kalkyl och förståelse för hur priset utvärderas är avgörande.

”

Kundberättelse

Vi ville vara säkra på att läsa upphandlings-annonsen på rätt sätt och att vi inte gjorde några onödiga misstag när vi tog fram våra anbud.

Martin Timonen

Trädgårdscenter

Läs hela caset

Vi skriver anbudet. Ni fokuserar på affären.

Ni behöver inte vara experter på offentlig upphandling för att vinna offentliga affärer. Med PublicInsight får ni en erfaren Affärs-PT som tar ansvar för anbudsarbetet – från att analysera upphandlingen och formulera ett konkurrenskraftigt erbjudande till att lämna in det färdiga anbudet.

Ni bidrar med kunskapen om er verksamhet och fattar de affärsmässiga besluten. Vi ser till att den kunskapen blir ett genomarbetat anbud som lyfter fram era styrkor.

Boka möte

Se vår tjänst

Telefon

08-580 806 60

E-post

support@publicinsight.se

Vanliga frågor om anbud

Här hittar ni svar på vanliga frågor om att lämna anbud i offentliga upphandlingar och hur PublicInsight hjälper er genom processen.

Alla frågor

Hittar ni inte svaret?

En Affärs-PT svarar inom en arbetsdag.

Måste vårt företag ha erfarenhet av offentlig sektor för att delta?

Nej! Även företag som aldrig tidigare gjort affärer med offentlig sektor kan lämna anbud och vinna kontrakt.

Vissa upphandlingar ställer krav på tidigare erfarenhet eller referensuppdrag. Om ni saknar sådan erfarenhet kan vi undersöka möjligheten att åberopa ett annat företags kapacitet eller samarbeta med andra leverantörer.

Er tilldelade Affärs-PT hjälper er att hitta de affärer där ni har rätt förutsättningar att delta och vinna.

Vilka referenser behöver vi kunna visa?

Det beror på vilken upphandling vi vill delta i. Ibland krävs tidigare liknande uppdrag, men långt ifrån alltid.

Er tilldelade Affärs-PT granskar kraven och hjälper oss att bedöma om era befintliga referenser räcker. Om något saknas undersöker vi möjligheten att åberopa andra företags kapacitet.

Hur sätter vi rätt pris i ett anbud?

Ni ansvarar för er kalkyl och bestämmer alltid själva vilket pris ni vill erbjuda.

Er tilldelade Affärs-PT analyserar utvärderingsmodellen och hjälper er att förstå hur priset påverkar era möjligheter att vinna.

Vill ni ha ytterligare stöd kan ni köpa till priscoachning, där vi tillsammans arbetar med er prisstrategi för att hitta rätt balans mellan konkurrenskraft och lönsamhet.

Vad gör vi efter ett förlorat anbud?

Alla anbud leder inte till vinst, men varje upphandling ger oss möjlighet att bli bättre.

Er tilldelade Affärs-PT går igenom tilldelningsbeslutet och utvärderingen för att förstå varför vi inte vann. Vi analyserar också om det finns skäl att begära överprövning av upphandlingen.

Vi tar med oss lärdomarna och använder dem för att förbättra våra möjligheter i kommande upphandlingar.

Kan ett mindre företag vinna mot stora leverantörer?

Absolut! Den offentliga marknaden är till för alla företag – små som stora. Alla leverantörer ska behandlas lika och ges samma möjlighet att konkurrera. Upphandlingar ska dessutom utformas så att även mindre företag kan delta.

Skulle ni sakna viss kapacitet för att uppfylla kraven kan ni ofta åberopa ett annat företags resurser för att kvalificera er. Er tilldelade Affärs-PT hjälper er att hitta lösningarna och ta vara på affärsmöjligheterna.

Skellefteå i vinterskymning sett mellan snötäckta granar

Prata med en erfaren Affärs-PT

Nyfiken på vilka offentliga affärer ert företag skulle kunna vinna? Boka ett kostnadsfritt möte med en av våra erfarna Affärs-PT:er. Vi pratar om er verksamhet, era möjligheter och hur vi kan hjälpa er att hitta rätt upphandlingar och lämna konkurrenskraftiga anbud.