Så går det till att föra dialog med upphandlare

by Erik Safvenberg, Public Insight 11.09.20

Alla inblandande får ut mer av att föra dialog kring upphandlingar. Så här går det till.

Grunden för bättre offentliga affärer är en fungerande dialog. Dialogen mellan parterna på den offentliga marknaden kan ske före, under och efter en upphandling.

Från och med att en upphandling är fastställd (att man meddelat att den ska genomföras) till dess att avtal är tecknat måste dialogen ske under vissa former. Allt för att inte riskera att dialogen på ett otillbörligt sätt påverkar den upphandlande myndigheten. Det ska inte heller skapas någon misstanke om att dialogen ska kunna medföra att en eller flera anbudsgivare får tillgång till information som inte alla har fått tillgång till, något som i så fall skulle innebära ett brott mot principen om likabehandling.

Läs om några av myterna kring upphandlingsdialog

Det finns flera exempel på dialogformer som kan användas under den, så kallade, marknadsundersökande fasen i en upphandling. Det är den fasen då den upphandlande myndigheten tar reda på vilka varor och tjänster som kan upphandlas. Exempel på dialog är Hearing, RFI (Request for Information) eller Extern remiss.

Varför är det så bra med dialog då? Det finns faktiskt många fördelar, både för köparen och för dig som  leverantör

Fördelar för dig som leverantör

Du som leverantör har följande nytta av  dialog:

  • Finna den bästa lösningen till ett faktiskt behov. Som leverantör har du den bästa kunskapen om din vara eller tjänst. Om du vill att köparna ska ställa rätt krav i utvärderingen så måste du hjälpa dem till denna insikt – lär dem att köpa rätt på rätt sätt.
  • Använda de olika dialogformer som den upphandlande myndigheten erbjuder för att försöka få dem att ställa frågor om hur och vad de ska utvärdera! Då ökar din möjlighet att få dem att ställa krav som möter det unika med ditt bolag och det unika med dig som blivande leverantör.
  • Skapa samsyn kring uppdraget och undvika onödigt merarbete, missförstånd och felaktiga förväntningar. Affärsrisken ligger ofta i att man inte fört en  dialog kring hur avtalet skall tillämpas
  • Lägga grunden för ett gott samarbete och en affärsrelation som skapar win-win nu och utveckling till kommande upphandlingar. Det är i dialogen du kan skapa affärsmöjligheter som inte står rakt upp och ned i upphandlingsunderlagen

Fördelar för köparen

Köparen har följande nytta av  dialog:

  • Öka insikten om relevant prisnivå på marknaden och undvika prispress. Det kan annars leda uteblivna anbud och en försämrad konkurrens.
  • Identifiera rätt nivå och rätt krav i upphandlingen. Det är lätt att verksamheten annars ställer orimliga och för många krav. Det undviker man med tydlig  dialog, och det leder i sin tur till mindre tidskrävande upphandlings- och anbudsarbete.
  • Nå balanserade avtalsvillkor. Avtalet kommer då att spegla och möta både marknadens förutsättningar och rådande lagstiftning.

Registrera dig hos oss

Och få förslag om passande affärer för ditt företag.